无纸化智能会议系统
解
决
方
案
第一章项目概述
1.1建设背景
在单位会议室中，会前的材料组织、报告文档打印、会议通知、会议记录、会议统计等组织安排工作即复杂又繁琐，参会人员只能通过纸质查看相关资料。应急机制较差，如会议人数增加、会议文件的更新等，会议管理者需现场修改、打印、重新装订资料，一些会议文件在会后无实际作用，无故增加了用纸量，这些资料的印刷会消耗大量的纸张，而生产纸张的代价，是大量来自原始森林的木材、甚至上百年的老树被砍伐。所有这些问题，在传统手工工作模式下则很难得到有效解决。
随着科技的不断发展，社会不断进步，各行各业对节能环保要求越来越高，以牺牲自然资源和破坏自然环境为代价的时代已经过时。无纸化会议系统就是在这样的大环境下，应用于多媒体会议系统中，很快就体现了其优越性。
1.2需求分析
用纸浪费：印有议程、出席人员等的一些会议文件，在会后无实际作用，无故增加了用纸量。而且开会过程中分发的各种会议材料，大都单面印刷，人手一份，这些资料的印刷会消耗大量的纸张，而生产纸张的代价，是大量来自原始森林的木材、甚至上百年的老树被砍伐。
文件回收问题：会后许多与会者将文件丢弃在会场，带走文件的同志也不知事后如何处理。文件回收问题得不到很好的解决。
保密隐患问题：由于企业内部在文件清退、销毁环节存在一定疏忽，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。
这些问题，是前进中的问题、发展中的问题，我们必须高度重视，采取有效措施切实加以解决。无纸化会议系统的出现，有效解决了传统纸张会议中所遇到的问题。
1.3发展趋势
通过在会议室部署无纸化会议系统，可实现在企业会议前、中、后的一体功能管控与应用，把大量会议文档电子化，把大量会议应用功能界面化，使复杂的会议过程变得非常轻松、高效，同时具有保密性高，功能丰富、操作便捷、节能环保等特点。该系统在减少纸张消耗的同时，也大大提高了会议的效率，是发展绿色经济、低碳经济的必然要求，是高端会议的必然趋势。
无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。无纸化会议系统的一个基本特征是：会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器，选择席位显示或称异步显示时，由与会者自行操作该无纸化会议终端，同时无纸化会议终端如同一台独立使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。
1.4建设意义
无纸化会议系统提供会议议程、会议投票、分组讨论、资料查阅等多种功能，为政府单位以及企业提供一个极为实用的会议平台。通过这个平台，各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通；改变了传统会议模式的效率低、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。实现新型会议的全程无纸化概念。本方案将重点描述平无纸化会议系统的应用模式，为无纸化会议探索先进而便捷的应用模式，探索新途径。
无纸化会议系统在会议的应用解决了传统会议中存在的各类问题，改变了传统会议模式的效率低下、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。
第二章设计依据
2.1设计依据
方案设计标准
▶系统设计的依据
1)用户对项目的要求；
2)有关本项目的材料（如招标文件要求）；
3)建筑装修图纸；
4)国际、国家、省、行业有关技术标准和规范；
5)其他有关文件和资料。
▶系统实施所涉及的技术标准和规范，产品标准和规范，工程标准和规范，验收标准和规范等必须符合国际、国家和省有关条例及规范，至少应包括：
l《电子会议系统工程设计规范》（GB 50799-2012）
l《电子会议系统工程施工与质量验收规范》（GB 51043-2014）
l《会议电视系统工程设计规范》（YD/T 5032-2018）
l《会议电视会场系统工程设计规范》（GB 50635-2010）
l《综合布线系统工程验收规范》（GB 50312-2016）
l《政府门户网站建设使用规范》
l《公安网使用管理规定》
l《全国政府系统政务信息化建设纲要》
l《音频、视频及类似电子设备 安全要求》GB 8898-2011
2.2设计原则
我公司以用户至上为原则，在符合国家规范的前提下，最大限度地满足业主的需求。以下是我公司为业主利益着想，本着技术先进、高效便利、投资合理的精神在系统设计中所坚持的八条原则。
▶先进性
本系统选用先进、实用的技术和功能完善的智能会议产品，一流的设备，在技术上适度超前，整个系统体现当今智能会议系统技术的发展水平，符合今后的发展趋势。在今后相当长的一段时间内可保持其技术的领先地位。
▶成熟性与实用性
各子系统应采用先进的，已使用过并成熟可靠的产品，同时具有实用性，充分发挥每一种设备的功能和作用。本系统可充分满足会议室的可视管理的要求，操作方便，维护简单，便于管理。
▶灵活性和开放性
在满足业主当前要求的基础上，适应21世纪今后的发展，系统应具有开放性和兼容性，与未来扩展的设备具有良好互联性及互操作性。
▶集成性和可扩展性
系统设计中充分考虑会议室的各系统的集成性，确保会议系统总体结构的先进性、合理性、可扩展性和兼容性，使用不同厂商，不同类型的先进产品，使整个系统可以随着技术的发展和进步，不断得到充实和提高。
▶标准化和模块化
严格按照国家和地区的有关标准进行系统设计和设备配置，并根据系统总体结构的要求，将各子系统进行结构化和标准化，综合体现当今世界的先进技术。
▶安全性与可靠性
深刻理解会议室内运作的设备和系统安全可靠的重要性，因此在设备选择和系统设计中安全性和可靠性始终是放在第一位的。
▶服务性与便利性
为适应会议室内的各种功能需要，所采用的系统应能充分体现对管理者和使用者各个方面的安全、先进、可靠、方便和高效等。
▶经济型
在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计达到最经济性的目标。
第三章设计目标
3.1设计目标
本次会议室设计一套无纸化会议系统，根据会议室的布局，在会议室每个座位设计1台交互式无纸化会议终端和交互式无纸化会议升降器，配置交互式无纸化会议终端软件，负责处理会议过程的文件推送、文件分发、浏览阅读、文件批注、智能签到、投票表决、电子白板、电子铭牌、会议交流、会议服务、视频信号互联互通、会议管控、同屏广播等应用；
设计一台无纸化控制主机，作为系统的管理和控制中心，无纸化会议终端通过网络与无纸化控制主机连接，组成一套完整的智能交互式无纸化会议系统。同时设计一台交互式无纸化会议视频编码器，用于无纸化会议系统外部高清视频信号输入，和一台交互式无纸化会议投屏服务器用于视频信号同步输出的同步、异步处理转换处理，实现无纸化会议系统与其他视频设备的无缝对接，可为无纸化多媒体会议系统提供外部音视频信号和内部音视频信号互联互通的平台，同时支持无纸化会议签到、投票、同屏等会议信息的展示功能。
3.2会议室具体设计如下：
l无纸化服务主机1台
l无纸化会议管理服务器软件1套
l无纸化会议终端多台
l交互式无纸化会议视频编码器1台（用于外部视频输入无纸化会议）
l交互式无纸化会议投屏服务器1台（用于无纸化会议输出）
l交互式无纸化会议投屏软件
3.3建设计拓扑图
第四章系统应用功能
4.1服务器管理平台
4.1.1会议列表
通过服务器平台新增会议或查看会议记录，可查看当前会议进行的状态，编辑会议内容，查看历史会议的文件，或手动结束和开始会议
4.1.2会议模板
可预设多种会议模板，快速召开会议，支持多会议管控，方便快捷
4.1.3集中控制
按会议室进行所有终端设备的欢迎页面、投票页面、会议评分、签到页面、铭牌页面、会议议题、会议标语的操作指令，进行所有终端设备的开机、关机、刷新终端、关闭会议操作。
4.1.4联机状态
所有设备联机状态展示，并可查看每个终端设备的程序版本号，并对单个或多个终端设备进行操作开机、关机指令。
4.1.5会议厅管理
通过服务器平台管理多个会议厅周边设备，包括投屏终端以及流媒体服务，多会场参加同一个会议，支持多个外部信号。
4.1.6常用人员
常用人员进行标签捆绑，适合各个会议室直接调取标签组即可。
4.1.7登录账号
管理平台账号，可创建多个账号，给与不同权限，根据账号权限管理无纸化会议系统
4.1.8终端定义
管理终端界面，可设置终端主题，布局，可根据现场需求自定义布局终端会议界面，悬浮图标中的快捷功能自定义，集中控制页面支持自定义以及会议服务和实用工具自定义设置。
4.1.9系统设置
管理会议室服务器以及终端设备各个参数，会议系统显示的品牌、名称、宣传语、logo、背景、标题、版权的自定义设置。
4.2会前管理
4.2.1基本信息
设置会议时间以及内容，精确把握会议进行时间。
4.2.2标语 铭牌 欢迎页
根据会议内容设置会议展示的铭牌，标语以及背景设置，自定义背景以及文字设置
4.2.3参会人员
支持后台管理员对参会人员实时编辑，可对某场会议进行参会人员的选择、修改、删除等操作
4.2.4资料准备
会议前制定会议议程、会议议题、会议资料、调查问卷、会议投票管理以及视频点播，会议资料支持无限级文件夹归类管理,可进行保密设置，后台在线整理和上传会议所用的各类资料，调查问卷、会议投票支持
4.3会中管理
4.3.1会议签到
支持"自由签到"和手写签到模式。
4.3.2同屏广播
支持任何有同屏广播权限的会议终端一键同屏画面到其他会议终端与大屏幕；支持同屏广播状态PPT文件动态播放，保证PPT播放特效，支持同屏显示文档的放大缩小等显示特性，保证触控屏的触控功能；同屏广播信号支持静音发送，静音接收。
4.3.3资料文件浏览
参会人员在打开文档格式议题的同时，也可以打开视频图像等资料，图文并茂的展示出来。对所有格式文件阅读，Word文档、Excel表格、PPT演示稿、PDF文件、TXT文本、图片、CAD图纸、视频（点播）等。
4.3.4个人批注
会议过程中可以对任意页面进行截屏手写批注，并可以保存至服务器，支持下载到本地，会议过程中可以随时查看保存的手写批注。
4.3.5交互批注
屏幕广播中可以对任意页面进行批注同步交互，并可以保存至服务器，支持下载到本地，会议过程中可以随时查看保存的批注。
4.3.6视频点播
单击视频点播，即可进行视频播放。支持4路视频同时播放，支持音源切换，同屏广播支持音源输出。点击选中的视频，可点播会前准备的会议相关视频。
4.3.7视频直播
在web端添加直播流，可进行视频直播，支RTSP/RTMP视频直播流，可跟监控、远程视频会议系统等做无缝对接。可通过流媒体服务器实时观看会议相关的视频。
4.3.8电子白板
参会人员可以在无纸化触摸屏上的个人白板进行手写，做笔记、备忘录等，把重要指示记下来，交互式电子画板实时显示，营造活跃的会议气氛，提高会议交流的主动性，支持插入背景图，使白板更具丰富、批注更高效。
4.3.9会议交流
在会议过程中，参会者可以与一个或多个其他参会者进行意见文字交流，对议题进行讨论，交换意见。可实现会议人员的可以进行一对一，或一对多的会议交流，实时消息提醒，若当前不在“会议交流”界面，收到会议消息，系统会及时在右上角图标闪烁提醒，快速进入“会议交流”页面，突破环境、时间等限制，通过无纸化桌面即时会议交流。
4.3.10访问后台
无纸化客户端内置“访问后台”，可通过终端的浏览器直接访问服务器平台管理会议，也可通过浏览器在会议过程中，对于议题中的专业术语，不好理解的，可以上互联网查询。方便快捷查询资料，查阅到的资料可以进行同屏播；支持访问OA、邮箱系统，无界办公，支持配置网络书签，点击可直接打开对应业务系统。
4.3.11会议服务
如果在会议过程中，需要茶水、笔、纸张等需求的时候，可以通过无纸化会议终端向后勤软件上发送服务请求。后勤服务软件，通过手机或平板可以接收到会议室的即时需求，可处理不同会议室发来的服务信息，后勤保障更方便便捷。
4.3.12会议评分
支持评分功能，平均分规则，用匿名的方式对年度会议各部门人员进行评分，评选出优员工、优秀管理者，提高工作人员日常的工作的积极性与主动性，从而提高办事效率。
4.3.13投票表决
可针对某决策进行参会投票，同步显示已启用的决策投票，快速启用投票表决，实时反馈情况，准确查看统计结果，一目了然。
4.4会后功能
4.4.1会议签到
可在后台查看签到记录，签到记录可以删除
4.4.2会议资料下载
根据后台设置的权限，会议资料可支持直接下载到U盘带走，方便参会人员根据需要带资料回去研读。
第五章系统优势亮点
5.1高效率办公
在每次召开会议前，无纸化会议系统可以快速有效的准备好资料，不需要这么多秘书打印一大堆会议资料，节约成本。一套设备满足会议文档发送、阅读、共享、交流、会议签到、发言、表决、记录、服务等应用。
5.2文件管理方便，保密性高
会议内容都是高度保密，开会内容资料不能轻易泄露出去，以免被竞争对手抄袭，使用无纸化系统，结束会议后，终端本地文件自动清除，文件保留在服务器，只有管理员/秘书权限才可获取文件，管理员可一键删除所有资料，可查询相关文件、将保密归档。
5.3易学易用性
界面简单、友好，参会人员无需培训，对照菜单即会使用，也是无纸化会议系统广受客户赞誉的重要原因。
5.4领先技术优势
无纸化会议系统采用会议同步演示触屏轨迹跟踪技术、同步演示触屏轨迹仿真技术，流量控制在1K/秒；查看文档处理采用对称加密技术与非对称加密技术进行文件保密；文档文件网络传输数据具有鲁棒性，保证数据稳定；文件传输利用拥塞控制与流量控制；采用对象序列化服务；通过TCP/UDP智能混编方式通信，减少网络堵塞发生概率；利用高级Java服务分布式计算技术；支持手机文档同步演示遥控器等。在技术、应用和使用感知上均为行业翘楚。
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